La sfida delle compagnie assicurative nell’era della trasformazione digitale: come adattare i processi di procurement al futuro?

Procurement: un importante e duplice ruolo nella digitalizzazione 

La digitalizzazione sta apportando cambiamenti a ogni livello. I servizi e i prodotti digitali interni ed esterni sostituiscono continuamente i metodi di lavoro e i processi obsoleti, si stanno formando nuovi ecosistemi digitali con partner e i processi stanno cambiando radicalmente. Ma parallelamente all'implementazione di attività di digitalizzazione ad alto costo, a causa dei tassi d'interesse sempre più bassi[2], i proventi da investimenti delle compagnie assicurative, specialmente nel ramo delle assicurazioni sulla vita, sono da anni in contrazione. Per questo motivo, le compagnie assicurative devono tenere sotto controllo i costi. Il procurement ha quindi un duplice ruolo speciale da svolgere, soprattutto in questo periodo: da un lato, come parte dell'azienda, deve implementare la sua digitalizzazione, e dall'altro, attraverso una gestione intelligente degli acquisti e processi di lean procurement, è un fattore chiave per garantire le risorse finanziarie della stessa.

L'approvvigionamento digitalizzato fa parte della sostenibilità di una azienda di assicurazioni. Ma cosa può essere digitalizzato negli acquisti? La risposta è tanto semplice quanto complessa: praticamente tutto. Ogni classico processo di approvvigionamento operativo oggi può essere quasi completamente digitalizzato, fino alla totale automazione. Più avanti, i compiti del procurement strategico saranno più probabilmente il monitoraggio e il controllo dei processi di approvvigionamento, piuttosto che l'esecuzione "manuale" operativa. Secondo lo studio "Procurement 4.0 - Digitalizzazione degli acquisti"[3] dell'Associazione tedesca per la Gestione dei Materiali e la Logistica (BME), in futuro il procurement focalizzerà gran parte delle sue risorse altrove, si dedicherà a compiti strategici e svolgerà un ruolo maggiore nella realizzazione degli obiettivi aziendali.

Il controllo sulla crescita incontrollata degli acquisti

Una sfida particolare in questo contesto è la gestione della tail spend, ovvero l'approvvigionamento dei prodotti necessari per la vita lavorativa quotidiana: dalle forniture per l'ufficio come carta, graffette e cartellette, agli accessori informatici come mouse per computer, cavi e borse per laptop, prodotti da cucina per il personale come i chicchi di caffè, detergenti e rotoli di carta, fino ai regali per dipendenti e clienti. Tutto questo può rapidamente sommarsi a migliaia di prodotti, centinaia di rivenditori, contratti, estratti conto, termini e condizioni di pagamento e reclami. La gestione di questi acquisti non organizzati, quindi, può richiedere molto tempo e costare risorse preziose. Un esempio: se un dipendente di un'azienda acquista un mouse per computer, non solo il costo netto del prodotto in sé è di 5€, ma il costo totale può arrivare a 181€, a seconda delle dimensioni dell'azienda. Questo perché nei costi vanno conteggiati anche il tempo impiegato dai dipendenti per la ricerca del prodotto, il confronto delle offerte, la selezione e la qualificazione dei fornitori, i flussi di approvazione, l'elaborazione degli ordini, la contabilità e la registrazione delle fatture.

I negozi online supportano la gestione della tail spend. L’esempio di Amazon Business

Una corretta gestione della tail spend ripaga uno dei principali obiettivi di acquisto che, secondo il Global CPO Survey 2018[4]condotto da Deloitte, per quattro su cinque responsabili degli acquisti ha come argomento principale la riduzione dei costi. Ecco dunque che i negozi online come Amazon Business possono fare la differenza. 

Nell'ambito di un sistema di controllo generale, il responsabile degli acquisti (CPO) di una compagnia di assicurazioni può inserire ogni ufficio e ogni filiale con il proprio nome e indirizzo di fatturazione sulla base di un conto centrale. Ciò consente agli acquirenti di diverse sedi e uffici di agire in modo indipendente, utilizzando i propri conti, all'interno di un quadro di approvvigionamento definito e su una piattaforma condivisa. In questo modo, il responsabile degli acquisti tiene traccia di tutti gli ordini e può così evitare una proliferazione di acquisti. Possono essere prese in considerazione nella selezione dei prodotti anche le linee guida aziendali e di design o immagine dell’azienda, il che, ad esempio, esclude fin dall'inizio gli acquisti di prodotti non idonei come mobili, elementi decorativi specifici o regali. Il CPO può fissare limiti di budget locale, definire processi di approvazione automatizzati e mantenere una visione d'insieme affidabile della tail spend e di tutte le spese correlate attraverso funzioni di analisi e reporting automatizzati; mentre gli acquirenti operativi e i dipendenti autorizzati beneficiano di un accesso facile e veloce a un'ampia gamma di prodotti, senza dover effettuare molte ricerche in anticipo. Il risultato è un processo di approvvigionamento trasparente e più efficiente. 

I negozi online B2B portano ad un significativo aumento della produttività 

Alcune aziende hanno raggiunto questo obiettivo e hanno ridotto i costi di approvvigionamento per ordine di oltre il 70%. Questo è il risultato di un sondaggio del 2018 della società di consulenza gestionale The Hackett Group[5]. Inizialmente contraddittorie – i costi tecnologici per addetto all'approvvigionamento di queste organizzazioni di punta erano generalmente superiori alla media – queste cifre riflettono i maggiori investimenti nelle tecnologie digitali e nell'automazione dei processi, che alla fine hanno dato buoni risultati per le aziende. L'investimento nella trasformazione digitale dei processi di approvvigionamento ha infatti portato ad un significativo aumento della produttività e a una notevole riduzione dei costi nel lungo termine. Eppure, in molti luoghi la necessaria digitalizzazione è stata spinta con esitazione, spesso solo per paura che le nuove soluzioni fossero troppo costose. In particolare, l'accesso ai negozi online B2B è relativamente semplice, senza la necessità di una complessa implementazione tecnica o di una manutenzione IT dispendiosa in termini di tempo.  

Approvvigionamento decentralizzato attraverso l'utilizzo di negozi online

Gli acquisti tail spend sono comuni nelle aziende di ogni dimensione e diventano più complessi man mano che si moltiplicano le filiali e gli uffici locali. Una centralizzazione delle esigenze di tail spending spesso non funziona così bene. Se, ad esempio, la carta della stampante si esaurisce in un ufficio locale, i dipendenti spesso non aspettano che venga acquistata e consegnata dalla sede centrale, e preferiscono ordinare da soli la carta necessaria in tempi brevi - ma poi aggirano l'ufficio acquisti centrale. Per questo, l'approvvigionamento decentralizzato con controllo centrale simultaneo è adatto anche alle compagnie di assicurazione. Ciò significa che né ogni ufficio fa un proprio approvvigionamento indipendente per se stesso e per le proprie esigenze, né un ufficio acquisti centrale deve prendere ordini per tutte le sedi e gestire grandi acquisti collettivi senza conoscere le esigenze locali. 

Inoltre, le spese possono essere consolidate se per tutti gli ordini vengono definiti lo stesso numero di fattura e le stesse condizioni di pagamento. In questo modo è possibile mantenere una visione d'insieme affidabile della tail spend e di tutte le spese correlate.

I dipendenti conoscono già i processi di acquisto sui negozi online

Grazie alle possibilità di digitalizzazione, i CPO delle compagnie di assicurazione hanno a disposizione tutte le informazioni di base per rendere l'approvvigionamento “a prova di futuro”. E se la tail spend è gestita tramite un negozio online, ne beneficiano anche i collaboratori che spesso sono già abituati alla comodità di tali negozi grazie ai loro acquisti online personali. L’utilizzo di negozi online come Amazon Business è così semplice che non è necessaria una formazione intensiva. L'interfaccia utente è autoesplicativa, gli algoritmi di ricerca sono strutturati in modo logico, i processi di pagamento sono uniformi e tutto è integrato nel sistema informatico dell'azienda.

Rendere gli acquisti adatti al nostro futuro grazie ai negozi online

Che si tratti dell'attuale policy dei tassi d'interesse, della richiesta dei clienti di processi più veloci e di nuovi prodotti web-based, dell'aumento dell'efficienza di tutti i processi interni ed esterni o della necessità di ottimizzare i costi, le compagnie di assicurazione si trovano ad affrontare tempi difficili. Il procurement, che deve gestire tutti questi complessi adeguamenti e cambiamenti, si trova proprio nel mezzo. I negozi online B2B possono essere un primo passo verso la riduzione della complessità e, al contempo, un modo mirato per ottimizzare i costi interni ed esterni, soprattutto attraverso un uso ridotto delle risorse e minori costi di inizializzazione. Utilizzando le tecnologie e gli strumenti esistenti, i CPO possono rendere il loro reparto acquisti adatto al cambiamento digitale in corso.