In Italia il mercato della gestione digitale dei documenti ha raggiunto un valore di 2,3 miliardi di euro, segnando una crescita del 13% rispetto al 2021. Nonostante sia un comparto maturo, con un tasso di sviluppo medio annuo del 4%, il potenziale evolutivo rimane elevato: il 41% delle imprese prevede una crescita moderata nei prossimi tre-cinque anni, con un incremento del fatturato atteso tra il 5 e il 9%. Oltre metà del mercato (54%) è generato da soluzioni per la gestione documentale interna, mentre il 39% è riconducibile a sistemi di scambio elettronico dei documenti con partner esterni, come EDI e PEC.
Il Document Management System (DMS) è lo strumento cardine della digitalizzazione documentale interna, oggi utilizzato dal 42% di grandi aziende e PMI, ma lo scambio documentale con clienti e fornitori avviene ancora, nel 55% dei casi, con strumenti tradizionali come email e FTP. “La digitalizzazione del B2b in Italia si trova in una 'terra di mezzo': dopo l'obbligo di fatturazione elettronica del 2019, non ci sono più stati impulsi significativi”, osserva Riccardo Mangiaracina, responsabile scientifico dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, che ha presentato questi dati durante il convegno “Digital B2B: Nella Terra di Mezzo”.
La Gestione Elettronica Documentale (GED) rappresenta la priorità trasversale più importante per le aziende in ambito B2b, ma l'impegno economico è ancora ridotto: la metà delle imprese dedica meno dell’1% del fatturato a questi progetti. Anche l’Intelligenza Artificiale, pur considerata strategica dal 63% delle aziende, è adottata solo dal 13% nei processi documentali. Le funzionalità avanzate nei DMS, come la collaborazione in tempo reale o la sicurezza proattiva, restano poco diffuse: solo il 55% dei fornitori integra strumenti di annotazione collaborativa, mentre appena il 51% offre soluzioni di cybersecurity evoluta, come il monitoraggio in tempo reale.
Dal lato della domanda, si affermano anche soluzioni di conservazione digitale a norma (69% di adozione) e firme elettroniche (63%). I benefici percepiti sono chiari: miglioramento dell’accuratezza dei dati per il 60% degli utenti, riduzione dei tempi operativi per il 33%, ma persistono freni culturali e strutturali. Il 34% delle aziende segnala resistenze interne, mentre il 25% fatica a trovare soluzioni adatte alle proprie specificità.
Sul fronte dell’interfaccia esterna, accanto ai tradizionali canali di scambio documentale, solo un’impresa su quattro utilizza l’EDI, che resta confinato soprattutto nelle grandi imprese e in settori specifici come farmaceutico, ELDOM e agroalimentare. Le startup nel settore documentale sono numerose, ma faticano a ottenere finanziamenti: 159 realtà internazionali hanno raccolto appena 400 milioni di euro. L’AI è identificata come il trend principale da qui a tre anni dall’82% dei provider e dal 63% delle aziende, ma resta confinata ad applicazioni come l’analisi testuale, la traduzione automatica o la data prediction.
“L'AI avanza, ma nel B2b i progetti di impatto significativo sono ancora pochi, la sostenibilità resta spesso una buzzword, l'automazione è ferma da anni e le startup faticano ad attrarre investimenti”, sottolinea Mangiaracina. Il quadro normativo europeo sarà il vero motore della trasformazione: eIDAS 2.0 introduce l’eArchiving, l’eFTI punta a digitalizzare il trasporto merci entro il 2027, mentre la direttiva ViDA rivoluzionerà la fatturazione intra-UE a partire dal 2030. In Italia, oltre alla trasmissione digitale dei corrispettivi e all’eCMR, è in arrivo RENTRI, il nuovo sistema digitale per la tracciabilità dei rifiuti, che sarà obbligatorio dal 2025. “Normative e regolamenti si moltiplicano, ma non possiamo limitarci ad attenderli: occorre spingere sull’adozione, soprattutto tra le imprese meno digitalizzate”, avverte Paola Olivares, direttrice dell’Osservatorio. La sfida è chiara: superare le inerzie, abbracciare le tecnologie consolidate, accelerare sull’innovazione nei flussi documentali. Il tempo per aspettare è finito.