Le tecnologie e i processi di automazione apportano grandi benefici - in termini di riduzione dei costi operativi e aumento dell’efficienza - a tutte le industrie a cui sono applicati, dunque potenzialmente anche a quella assicurativa.
C’è perciò da domandarsi come mai il settore insurance sia ancora molto indietro rispetto ad altri nell’introduzione di queste soluzioni, se potrebbe anch’esso trarvi innumerevoli vantaggi.
Per essere chiari, si sta parlando di nuovi strumenti tecnologici che trovano applicazione in tutti quegli ambiti professionali con un alto livello di burocrazia e di processi ripetitivi, e che prendono il nome di workflow technology. In sostanza questo termine indica un vasto insieme di prodotti software in grado di ottimizzare la gestione del carico di lavoro aziendale attraverso un uso più efficace del sistema informatico. Essi instaurano una comunicazione trasversale tra le vare aree dell’azienda, la quale è gestita da un “motore” centrale che ha il compito di coordinare tutte le operazioni in modo armonico.
Le ragioni dietro al ritardo del settore assicurativo sono da attribuirsi da un lato a una diffusa riluttanza interna verso l’adozione di sistemi aziendali sofisticati (sostanzialmente per pigrizia di dover imparare a usare nuovi strumenti), dall’altro a ragioni esterne e comuni all’intera industria finanziaria. La motivazione rappresentata dai benefici che l’organizzazione può trarre dovrebbe però essere più forte dei moti di resistenza: i dirigenti delle compagnie devono puntare sempre ad adottare risoluzioni che aiutino a migliorare i processi gestionali (BMI, Business Process Management).
Document management software
Le compagnie assicurative possono impiegare questi software per in diversi modi, per esempio per automatizzare singole mansioni (o insiemi di operazioni ripetitive) in modo da renderle più veloci, sicure e immediate.
Il problema è che fin ora le aziende hanno riservato questi sistemi solo ad alcuni comparti, creando di fatto un sistema interno di “silos” ovvero di unità distinte che lavorano con tecnologie differenti. Dunque il potenziamento della comunicazione interna fallisce in partenza. Per fare sì che invece avvenga è indispensabile dotare di questi software tutte le sub-unità dell’organizzazione. In questo modo i file possono essere mandati automaticamente da un operatore ai suoi superiori, e tornare al mittente iniziale una volta ottenuta l’approvazione. Tutto questo senza l’intervento di persone fisiche, cosa che permette tra l’altro di ridurre notevolmente gli errori.
In conclusione tre sono i vantaggi che si possono trarre da queste tecnologie:
- Riduzione dell’uso di carta: risparmio di soldi e tempo (destreggiarsi tra la burocrazia cartacea è molto time-consuming), aumento dell’efficienza.
- Facilitazione della comunicazione: i file aziendali sono accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione.
- Maggiore sicurezza: con l’introduzione di questo software non è più necessario scambiarsi file aziendali tramite fax o email, sistemi notoriamente non troppo sicuri.